Flexibilidad, Adaptacion al entorno empresarial actual

Las organizaciones que operan en un entorno complejo y dinámico para adaptarse a exigencias diversas y cambiantes necesitan flexibilidad, para lo cual es importante “reconfigurar la estructura de recursos de la empresa y realizar las transformaciones internas y externas necesarias

La implementación correcta de la estrategia no es garantía absoluta de que la marcha de las acciones se lleve a cabo de forma coherente con las exigencias cambiantes del entorno empresarial. “El cambio constante en todos los componentes del entorno de la empresa, y en consecuencia, la fecha de caducidad con que nacen las buenas decisiones estratégicas, explica la dificultad que tiene una empresa para seguir manteniendo una posición de privilegio en su mercado”. Para lograr mantener esa posición, no sólo en el mercado, sino en su fin supremo de aportar beneficios a la sociedad, la empresa debe lograr un proceso de adecuación de sus planes, sistemas de control y asignación de tareas y responsabilidades, que le permitan retomar la coherencia con el entorno, llevar a cabo la estrategia prevista y, de ser necesario, introducir cambios en el propio diseño estratégico. Lo anterior presupone la existencia de determinado nivel de flexibilidad en la estrategia.

La flexibilidad, a partir de estudios de diversos autores en varios campos de la actividad empresarial (gestión operacional, gestión de los recursos humanos, gestión de la calidad, entre otros), puede ser conceptualizada en el contexto de la estrategia como un conjunto de cualidades que se ponen de manifiesto en determinadas condiciones.

Las cualidades hacen referencia a determinadas capacidades de la organización entre las que se cuentan ciertas habilidades y  fases de comportamientos que proporcionan a la empresa opciones para buscar estrategias alternativas en el entorno), responder a diversas demandas procedentes de entornos competitivos dinámicos), variar el trabajo (en términos de volumen, calificaciones y tiempo) de acuerdo a ciertos patrones de demanda, desarrollar e implementar las prácticas de gestión para maximizar las flexibilidades inherentes  y constituir un rasgo de la cultura estratégica.

Por otra parte, las condiciones de la flexibilidad son concernientes a

  • El examen, la búsqueda, la generación y la evaluación de soluciones a partir del estado cambiante del entorno o la búsqueda de opciones y estrategias alternativas.
  • El cambio real o reajuste de objetivos para enfrentar las nuevas condiciones y estar listos para cambiar los tipos, rangos y tiempos de las dimensiones de la flexibilidad una reconfiguración y transformación que les permita posicionarse por delante de sus competidores.
  • La rapidez y agilidad para realizar estas transformaciones y  la autonomía y libertad de acción entre personas, sin estar sujeto a normas estrictas, dogmas o a trabas manteniéndose susceptible a cambios según el contexto, las circunstancias o necesidades.

A partir de estas consideraciones es posible definir la flexibilidad de la estrategia como el conjunto de capacidades y habilidades de la organización para variar, ajustar e instaurar determinadas prácticas de gestión que se manifiesta en la búsqueda, generación y evaluación de soluciones y en el reajuste de objetivos con rapidez, libertad de acción y susceptibilidad al cambio a partir del escrutinio del estado inestable del ambiente empresarial constituyéndose en un rasgo de la cultura estratégica.

Para llevar a cabo un estudio de la flexibilidad de la estrategia es necesario determinar cuáles son sus dimensiones principales te indico tres reflexiones:

  1. Desde el punto de vista temporal la flexibilidad ha sido relacionada con el lapso que tarda el proceso productivo en cambiar un volumen, en realizar reconfiguración y transformaciones, en reaccionar, en el cual se puede adaptar la organización (respuesta) o que puede trasladarse por una escala (movilidad) o ajustar los objetivos de la empresa para enfrentar las nuevas condiciones y estar listos para cambiar los tiempos de las dimensiones de la flexibilidad.( La dimensión temporal es el tiempo que emplea la organización en ajustar cualquiera de sus actividades mutuamente relacionadas, reconfigurándolas listas para enfrentar las nuevas condiciones, a partir de posiciones tanto reactivas como proactivas)
  2. Desde su dimensión humana se distinguen aspectos relacionados con las capacidades de las personas y con la coordinación entre ellas. Como capacidad puede ser vista como la habilidad gerencial para variar el trabajo en términos de calificaciones, para crear productos nuevos, para replicar ciertas tareas realizadas previamente (rutina estática) y establecer nuevas competencias (rutina dinámica. En la coordinación entre las personas se ponen de manifiesto las habilidades y capacidades para reconfigurar la cadena de recursos y desplegar de nuevo estos recursos, una medida de en cuánto la empresa puede cambiar la estrategia.( La dimensión humana de la flexibilidad de la estrategia puede considerarse como la capacidad de las personas para cambiar las percepciones, habilidades y competencias relacionadas con el proceso estratégico en cada momento contextual y los niveles de coordinación que se establecen entre ellas para llevar a cabo la implementación y el control de la estrategia)
  3. Desde la dimensión económica de la flexibilidad, que la marca, como flexibilidad de recursos; el grado en que éstos se pueden aplicar a un abanico más amplio de usos alternativos, los costos y la dificultad de cambiar de uno a otro uso alternativo la habilidad para cambiar y reaccionar con pérdidas pequeñas de esfuerzos o costos, o la comparación del valor de la flexibilidad contra el costo agregado de diseñar y operar una nueva operación flexible.

 

La flexibilidad de la estrategia en su dimensión operacional puede ser referida a:

  1. En lo estructural a la capacidad del diseño estratégico de ajustar las funciones de los implicados a los requerimientos de cada momento contextual,.
  2.  En su diversidad al grado en que puede ofrecer combinaciones distintas de las actividades mutuamente relacionadas de la implementación acordes a cada situación específica.
  3.  En lo volumétrico al grado de ajuste a cada contexto estratégico de la cantidad, complejidad y alcance de sus diferentes actividades mutuamente relacionadas
  4.  En la calidad al grado de cambio de especificaciones determinadas de calidad de sus actividades mutuamente relacionadas.

“La flexibilidad de la estrategia en su dimensión contextual es el grado de susceptibilidad, tanto a las variaciones del entorno, como a las del ambiente interno que sean lo suficientemente significativas con fines de ajustarse a éstas en el valor necesario”

Por fin, la dimensión económica de la flexibilidad de la estrategia se puede relacionar con los costos asociados a los esfuerzos en la introducción de cambios en el diseño estratégico, de los recursos requeridos para ello, y de la ventaja comparativa o no que representa el rediseño de la implementación o parte de ella, ante el impacto económico del suceso cambiante del ambiente empresarial que la provoca.Con estos indicadores se pretende describir, valorar y desarrollar las capacidades de ha de tener una empresa para adaptarse los entornos cambiantes, enmarcados en 6 grandes dimensiones de gestión organizacional:

  1. La Estructura de los Procesos básicos HR
  2. El Equipo Humano
  3. La Estrategia y la Toma de Decisiones
  4. La Cultura Organizacional
  5. Los Sistemas de Información
  6. La Tecnología productiva

1.-La Estructura de los Procesos básicos HR

Flexibilidad en la utilización de las horas de trabajo

Señala la capacidad de la organización para ajustar el número de horas de trabajo que compra a las demandas de producción necesarias (por incremento o por decremento). Ello tiene que ver tanto con lo que tradicionalmente se denomina la flexibilidad numérica (que hace referencia a la capacidad para ajustar el número de personas a las demandas) como con lo que llamamos flexibilidad temporal (que refleja la capacidad de la organización y de los individuos para variar el número de horas trabajadas y su temporalización).

Flexibilidad en la compensación del trabajo

Hace referencia al grado en el que la compensación está vinculada a los resultados del individuo, del equipo, del departamento o de la organización. La forma habitual de este tipo de compensación se basa en técnicas en las que se paga al trabajador en función de su rendimiento individual o de equipo, a través de comisiones, bonos, etc. La flexibilidad financiera busca promover la asociación y vinculación del salario individual con los objetivos y logros de la organización de forma que ésta pueda asegurarse que los costes de las recompensas se ajustan debidamente al rendimiento organizativo.

Flexibilidad en la utilización de los espacios de trabajo

Tiene que ver con el grado en el que la organización es flexible para facilitar que los empleados puedan desarrollar su actividad desde diferentes localizaciones (en oficina, desde casa, hot-desking, (Se trata de estaciones de trabajo que utilizan varias personas simultáneamente y que no ocupan grandes espacios. Puede ser un escritorio simple o una zona de trabajo donde los lugares están asignados por tiempo de trabajo), etc.).

 

2.- El Equipo Humano

 Flexibilidad Funcional

La flexibilidad funcional señala la capacidad que tiene la organización para que sus empleados desarrollen un amplio rango de tareas ya sea en una dimensión horizontal  ya sea en una dimensión vertical (empleados que incrementan su nivel de responsabilidad de gestión y supervisión). Tres cuestiones son relevantes aquí:

 

  1. Que los empleados sean versátiles y polivalentes;
  2. Que los empleados sean maleables (esto es que sean capaces de interiorizar nuevas habilidades, competencias, y que quieran ponerlas en prácticas a través de su comportamiento);
  3. Que la organización se capaz de desarrollar un conjunto de prácticas HR que promuevan tanto la versatilidad como la maleabilidad.Diversidad Equipo Directivo

 

A nivel de la alta dirección, la diversidad del equipo en cuanto a su background (Conjunto de conocimientos y experiencias que constituyen el bagaje de una persona) y experiencia en cuanto a los diferentes modelos mentales que utilizan para leer la realidad interna y externa a la organización es una pieza clave para su capacidad de adaptación. Esta diversidad puede lograrse a través de la heterogeneidad en la composición del equipo directivo y en la profundidad de sus conocimientos y experiencias.

 

3.-La Estrategia y la Toma de DecisionesDecisiones

Descentralización en la Toma de Decisiones

La centralización refleja el grado en el que la autonomía para la toma de decisiones es dispersa o concentrada. La forma más común de observarla es a través del grado de participación de los miembros de la organización en la toma de decisiones.

Formalización de la Organización

Refleja el grado en el que la organización se halla sujeta y limitada por un conjunto de reglas, procedimientos y controles que limitan su flexibilidad a la hora de llevar a cabo la actividad empresarial.

Plan Estratégico Compartid

Muestra el grado en el que la organización es capaz de integrar en la construcción del plan estratégico las diferentes aproximaciones y visiones de la realidad existentes en la organización y, también, su capacidad para comunicarlo y variarlo en caso de ser necesario.

4.- La Cultura Organizacional

 Centralidad Institucional

Tiene que ver con el grado en el cual las compañías están arraigadas a su macro cultura. Se convierte en un determinante de la flexibilidad organizacional ya que la centralidad institucional refleja las presiones que las institucionales y el entorno ejercen sobre la organización y limitan la velocidad con la cual ésta es capaz de adoptar nuevas estrategias.

Permeabilidad con el exterior

En el contexto actual, la vinculación con el exterior en un factor vital en las compañías y, concretamente, en su capacidad de adaptación. Para que esta vinculación sea satisfactoria es necesario, en primer lugar, un adecuado escaneo del entorno, en segundo lugar, una buena relación con sus proveedores y, por último, una actitud permeable con sus colaboradores.

Identidad Organizativa

Existen valores centrales en cada empresa que son los que hacen que emprenda determinadas acciones y reacciones, y que son, a la vez, las pautas que marcan la interpretación y el comportamiento de la dirección. El análisis de dichos valores centrales será relevante a la hora de averiguar si la compañía en cuestión ha sido o no conservadora y en definitiva, conocer como éstos han influenciado su identidad organizativa, propiciando flexibilidad organizativa o limitándola.

Los Sistemas de Información

IT Flexibles con Capacidad de respuesta

Indica el grado en el que los Sistemas de Información implantados en la organización son flexibles y con capacidad de respuesta. Cuando los IT son flexibles, son maleables y permiten soportar de manera ágil los cambios requeridos por las demandas organizativas. Esta visión incluye la idea de Tecnología Avanzada: el grado en el que la tecnología de soporte disponible para los empleados está actualizada e implementa los últimos estándares del mercado tecnológico.

IT para Compartir, Intercambiar y Procesar Información

Este apartado hace referencia al grado en el que los Sistemas de Información de las empresas permiten el intercambio de información entre las diferentes sub-organizaciones que la componen de forma que se facilite la interconexión y generación de nuevos conocimientos.

La Tecnología productiva

 

Inputs para el Sistema de Producción

Señala el grado en el que la organización dispone de sistemas efectivos de interacción entre grupos funcionales (procesos de interacción dinámicos como son la cooperación y comunicación entre departamentos funcionales) para facilitar la generación de conocimiento e información para el cambio en los diseños, la fabricación y los requerimientos del mercado.

Tecnología Productiva Flexible

Que una empresa cuente con tecnología de producción flexible, supondrá una clara ventaja en cuanto a su capacidad adaptativa ya que generará una reducción de los tiempos de fabricación y de respuesta ante cambios en la demanda. Este elemento reflejará la presencia tanto de procesos como de equipamiento que permitan una reducción en los tiempos.

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