El benchmarking. El proceso de medición continuo y sistemático.

El benchmarking es el proceso por el cual se obtiene información útil que ayuda a una organización a mejorar sus procesos. Su objetivo es conseguir la máxima eficacia en el ejercicio de aprender de los mejores, ayudando a la empresa a moverse desde donde está hacia dónde quiere llegar.

Consiste en tomar “comparadores” o benchmarks a aquellos productos, servicios y procesos de trabajo que pertenezcan a organizaciones que evidencien las mejores prácticas sobre el área de interés, con el propósito de transferir el conocimiento de las mejores prácticas y su aplicación.

La importancia del benchmarking no se encuentra en la detallada mecánica de la comparación, sino en la medición del impacto que pueden tener estas comparaciones sobre los comportamientos. Se puede considerar como un proceso útil y necesario para llegar a realizar mejoras y cambios.

Se lleva a cabo dentro de la organización y se caracteriza por ser las operaciones de comparación que se pueden efectuar dentro de una organización. Por tanto, se identifican los estándares de desarrollo interno de una organización. Estableciendo patrones de comparación con departamentos o secciones, tomándolos como estándar para iniciar procesos de mejora continua. Se estimula así las comunicaciones internas y la solución conjunta del problema.

 

    Benchmarking externo: Se realiza una comparación con las empresas externas, en la que podemos diferenciar dos casos:

 

    Benchmarking competitivo directo: La gran mayoría de las empresas tienen uno o varios competidores que destacan en la ejecución de la fase o proceso que se pretende mejorar. Lograr que el competidor directo proporcione los datos de interés puede ser una labor difícil de conseguir. En ciertas ocasiones una tercera empresa o un proveedor común puede ser utilizados como fuente de información.

 

    Benchmarking no competitivo: Se produce cuando se obtiene información sobre empresas que no son competidoras de forma directa, bien porque el mercado en el que actúan sea geográficamente opuesto, o porque intervengan en otro sector de actividad diferente, también denominado como benchmarking funcional.

 

También podemos decir que existen cuatro tipos de benchmarking en función de su objeto:

 

  • Benchmarking competitivo: significa mediar sus funciones, procesos, actividades, productos y servicios en comparación con los de sus competidores y mejorar los propios de forma que sean, en el caso ideal los mejores en su clase, pero, por lo menos, superiores a los que de sus competidores.
  • Benchmarking cooperativo: el saber fluye normalmente en una dirección, desde las empresas objetivo hasta el equipo benchmarking aun cuando el equipo de benchmarking ofrece frecuentemente algún beneficio a cambio. No se define con claridad en qué consiste.”
  • Benchmarking de colaboración: un grupo de empresas comparten conocimientos sobre una actividad particular, y todas esperan mejorar a partir de lo que van aprender. A veces, una organización independiente sirve como coordinadora, recolectora y distribuidora de datos aunque un creciente número de empresas dirige sus propios estudios de colaboración.”
  • Benchmarking interno: es una forma de benchmarking de colaboración que muchas empresas grandes utilizan para identificar las prácticas del mejor “en casa” y extender el conocimiento, sobre estas prácticas a otros grupos en la organización;, se realiza con frecuencia en grandes compañías como primer paso de aquello que puede ser más tarde un estudio enfocado al exterior.

INDICADORES DE LA GESTION LOGISTICA.

Procesos de Benchmarking Planteamientos (El objetivo de esta fase es planear las investigaciones de benchmarking. Los pasos esenciales son los mismos que los de cualquier desarrollo de planes – qué, quién y cómo)

                     -Identificar objeto de estudio- Identificar compañías comparables-

 

Análisis (la clave es identificar el producto de la función de negocios. Dicho producto puede ser resultado de un proceso de producción o de un servicio)

  • Determinar la situación de la Empresa en el mercado actual. (Determinar la brecha de desempeño actual. En este paso se determina la diferencia de nuestras operaciones y se determina la brecha existente entre las mismas)
  • Documentar los procesos del negocio. (ver los sistemas de evaluación de desempeño)
  • Determinar el método para recopilación de datos y recopilar los datos según nuestros objetivos fijados)
  • Proyectar futuros niveles de desempeño
  • Identificar compañías comparables (buscar las empresas con las mejores prácticas para compararnos)

Integración (fijar objetivos operacionales para el cambio. Influye la planeación cuidadosa para incorporar nuevas prácticas a la operación y asegurar que los hallazgos se incorporen a todos los procesos formales de planeación)

  • Comunicar conclusiones (validación de resultados)
  • Determinar quiénes están implicados y sus necesidades
  • Establecer metas funcionales (por procesos o en sectores con sus responsables y trabajadores)

Establecer Metas Funcionales (se tratan de establecer metas funcionales con respecto a los hallazgos de benchmarking, y convertir dichas metas en principios de operación que cambien los métodos y las prácticas de manera que se cierre la brecha de desempeño existente)

  • Fijar metas a corto y medio plazo

Acción. (Convertir en acción los hallazgos de benchmarking y los principios operacionales basados en ellos).

  • Desarrollar planes de acción (Es necesario convertirlos en acciones específicas de puesta en práctica y se tiene que crear una medición periódica y la evaluación del logro
  • Poner en práctica y supervisar la ejecución de planes de acción (con el qué, cómo, quién y cuándo)

Madurez (Determinación de las responsabilidades, resultados esperados y supervisión)

  • Posición de liderazgo alcanzada (incorporando las mejores prácticas de la industria a todos los procesos del negocio, asegurando así la superioridad)
  • Prácticas completamente integradas en los proceso.( Convertir en una faceta continua, esencial y automática, o sea que se institucionalice)

 

A tener en cuenta los aspectos del comportamiento de implantar un cambio:

  • Implementar acciones específicas y supervisar el progreso. (Realizar por medio de alternativas tradicionales como son la administración de línea o la administración de proyectos o programas. Implantación mediante equipos de desempeño o por los más cercanos al proceso y que tienen la responsabilidad de operación del mismo, nombrar un “responsable de procesos y desarrollo” que sería el responsable de la implementación del programa)
  • Recalibrar los benchmarks.  (Este paso tiene como objetivo el mantener los benchmarks actualizados en un mercado con condiciones cambiantes de manera que se asegure el desempeño. Es importante el realizar una evaluación en áreas como la comprensión del proceso, la comprensión de las mejores prácticas, la importancia y valor, lo adecuado para fijar metas y la comunicación de benchmarking dentro de la empresa para ver qué aspecto necesita una re-calibración por medio de una planeación bien realizada)

 

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